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【細やかな心遣い・効率的な計画で、イベントの成功をお手伝い】
ここでは、医学会と周年記念パーティのスケジュールをもとに、どのようにイベントの企画・準備・運営をしていけばよいのかをご説明いたします。 |
【例1： 医学会開催の場合】
時 期 |
準 備 |
備 考 |
| 開催1年以上前 |
会場の選定・仮おさえ |
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当年開催の会場の視察 |
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実行委員会への参加 |
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| 開催1年前 |
ホームページの立ち上げ |
旅行代理店と提携することにより、演題募集・参加費の徴収及び宿泊受付が可能です |
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学会案内集の印刷 |
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ポスター・チラシの制作 |
大会ロゴのデザインもいたします。 |
| 開催半年前 |
大会でのアトラクション及び運営プランのご提案 |
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懇親会等のテーブルプラン、アトラクションのご提案 |
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商業展示の募集及び会場内での割り振り |
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高知県コンベンション協会への支援申し込み |
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| 開催3ヶ月前 |
抄録集の印刷 |
広告企業の募集も可能です。 |
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新聞・ＴＶ等の各種広告 |
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学会参加プレートの制作 |
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講師・座長への記念品製作 |
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| 開催1ヶ月前 |
演題データ（ＰＣ発表の場合）の集約 |
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進行表の作成 |
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| 開催1週間前 |
演題発表方式最終決定 |
ご予算にあわせてあらゆるＯＡ機器に対応します。 |
| 開催前日 |
会場設営 |
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設営、本番日のスタッフ動員 |
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| 開催当日 |
学会進行 |
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演題発表の運営 |
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発表者のデータ変更受付 |
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会場撤去 |
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| 後日 |
関係者様への礼状作成 |
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高知県コンベンション協会への決算報告 |
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【例2： 周年記念パーティ開催の場合】
時 期 |
準 備 |
備 考 |
| 半年から3ヶ月前 |
会場・日時の決定 |
会場がホテル・料亭等でない場合は、建築図面にて当社が会場レイアウト、テーブルプランを立案いたします。 |
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講師・ゲストの決定 |
国会議員、知事、市長、県市会議員その他祝辞等をいただく方には、早めに訪問または、書面にてお願いする。 |
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招待者名簿の作成 |
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案内状文案、デザイン、数の決定 |
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案内状の印刷 |
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案内状仕上がり次第⇒宛名書き |
当社でも代書いたします。 |
| 開催1ヶ月前 |
案内状発送、または手渡し |
出欠葉書は当日より15日前に必着とする。 |
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祝辞、乾杯他をお願いする方のチェック |
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各種打ち合わせ |
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・装飾、演出、進行内容 |
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・ビデオ、スライド等の作成 |
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・プログラム、座席表等の作成 |
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・コンパニオン、送迎バス等の手配 |
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・引き出物決定 |
出欠葉書が到着するまでにだいたいのことを決めておく |
| 開催15日前 |
出欠葉書必着日 |
出欠返事が無い方には電話で確認 |
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プログラム、座席表、デザイン、数決定 |
祝辞、乾杯他をお願いする方の決定 |
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司会との進行打ち合わせ |
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装飾、テーブルプラン、料理決定 |
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引き出物の数決定 |
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最終人数チェック |
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コンパニオン、送迎バス等の決定 |
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| 開催1週間前 |
司会との進行最終チェック |
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歳時記屋との演出、進行打ち合わせ |
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祝辞、乾杯等をお願いしている方にもう一度確認 |
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| 開催当日 |
開始前に歳時記屋打ち合わせ |
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| 後日 |
挨拶まわり |
引き出物その他忘れ物があればお届けする |
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お礼状印刷⇒宛名書き⇒発送 |
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